VTTI

VTTI borgt kwaliteit en veiligheid wereldwijd met één digitaal QHSE Platform: Icologiq Elements.

VTTI, met als thuisbasis de Rotterdamse haven, is gespecialiseerd in het transporteren en opslaan van olie. De organisatie beschikt daartoe over veertien terminals in alle delen van de wereld – waarvan drie in aanbouw – en runt daarnaast nog enkele projecten. Met Icologiq Elements garandeert VTTI dat alle terminals en projecten volgens dezelfde basisprincipes werken. Met deze kwaliteitssoftware worden bovendien alle onderliggende compliance-processen transparant gemaakt. “De beste manier om te garanderen dat medewerkers veilig werken, is ze regie te geven over hun eigen proces.”

VTTI gebruikt de software al sinds 2010. Stap voor stap heeft de organisatie alle met compliance verbonden werkzaamheden geautomatiseerd met Icologiq Elements. “Ons bedrijf is in 2006 opgericht,” vertelt IT-directeur René Gijsbers. “De eerste jaren werkten wij nog met Excel en papieren checklists. Door onze snelle groei, bereikten we al snel een omvang waarbij zoiets niet meer haalbaar is. Het ‘systeem’ kostte teveel tijd en was foutgevoelig. Bovendien hadden wij ook in de gaten dat we van elkaar zouden kunnen leren als we alles wat met veiligheid en duurzaamheid samenhangt, transparant zouden maken voor alle vestigingen. Een ezel stoot zich niet twee keer aan dezelfde steen, maar doordat we meerdere vestigingen hebben, kon het bij ons gebeuren dat de terminal in Maleisië dezelfde fout maakte als onze terminal in Letland.”

Een nog belangrijkere reden om te investeren in software en alle met compliance verbonden werkzaamheden te automatiseren, is de License to Operate waarbinnen iedere terminal moet opereren. “Gezien de aard van onze business moeten wij aan legio voorschriften voldoen. Logisch, want de opslag en het transport van olie vormen natuurlijk een risico voor de veiligheid en het milieu. Ieder land hanteert andere wet- en regelgeving en deze wordt ook nog eens regelmatig aangepast. Het is gewoon niet meer te doen om handmatig alle rapporten te maken die overheden van ons verlangen. Bovendien worden wij regelmatig geaudit. Ook dat proces verloopt stroperig als de informatie uit verschillende applicaties moet komen.”

Vrijheid en veiligheid op de werkvloer

Alle reden om in 2010 op zoek te gaan naar software voor kwaliteits- en veiligheidsmanagement. René en zijn team stelden een shortlist samen door te kijken waar concurrenten mee werkten. Omdat Vopak de software van Icologiq – destijds nog Quality Online – gebruikte, kwam deze leverancier op de shortlist terecht. “Ik kon me meteen vinden in hun visie: probeer niet iedere uitzondering te automatiseren, maar richt je op het hoofdproces en automatiseer dat,” zegt René. “Zo dwing je af dat iedereen volgens dezelfde procedures werkt, zonder medewerkers alle vrijheid te ontnemen. Want veiligheid is natuurlijk iets wat je deels van bovenaf moet opleggen door vaste procedures, maar je kunt het niet in zijn geheel afdwingen.”

“De beste manier om te garanderen dat medewerkers veilig werken, is ze de regie te geven over hun eigen proces. Zij staan immers op de werkvloer, zij zien wat er gebeurt en zij willen snel kunnen ingrijpen op het moment dat ze iets zien wat de veiligheid in gevaar brengt. Dat moet kunnen zonder dat ze in een veiligheidsmanagementsysteem eerst allerlei standaardstappen moeten doorlopen, en zonder dat rigide procedures precies voorschrijven hoe ze moeten handelen. Want ook al leg je alles nog zo detaillistisch vast, er blijven altijd uitzonderingen bestaan. We zochten daarom software die afdwingt dat medewerkers wel altijd de standaard veiligheidsprocedures volgen, maar die ze binnen deze procedures ook de flexibiliteit geeft om hun werk aan te passen aan de omstandigheden. De governance van het  hoofdproces hebben we op organisatiebreed niveau vastgelegd en de terminals hebben daarbinnen lokale flexibiliteit. Op deze wijze kan het hoofdkantoor kwaliteits- en veiligheidsstatistieken over alle terminals uniform rapporteren en kan een terminal additioneel over specifieke, voor hen relevante zaken verslag uitbrengen.”


Compliance afdwingen

VTTI gebruikt Icologiq Elements voor vier op compliance gerichte onderwerpen.

Alle zogenaamde Controlled Procedures –procedures waarop de organisatie met regelmaat wordt geaudit – zijn geautomatiseerd met Elements Document Control.

Elements Incident Reporting wordt gebruikt voor de registratie van alle afwijkingen van de ‘safe steady state’, zoals vastgelegd in de controlled procedures. Afwijkingen betreffen near misses, incidents, rapporten van Safety Observation Rounds, audits, safety reports et cetera. Deze uitgebreide registratie biedt de mogelijkheid tot een goede (correctieve) actie-tracking, maar tegelijkertijd ook tot het bijhouden van statistieken over afwijkingen op terminals. In de module Management of Change houdt VTTI alle relevante (gewenste)  veranderingen bij die een impact hebben op procesveiligheid, samen met veranderingen die betrekking hebben op de organisatie, producten, processen, procedures of apparatuur. Met Elements Compliance Planning verzekert VTTI zich ervan dat de grenzen van de License to Operate inzichtelijk worden gemaakt. Enerzijds betreft dit tijdig extern rapporteren over alle zaken waar autoriteiten informatie over willen hebben, bijvoorbeeld emissierapporten, en anderzijds het intern delen van informatie ten aanzien van opgelegde inspectieschema’s of te bereiken targets voor behandelingen van bijvoorbeeld water, grond of lucht.

VTTI heeft de software zo opgezet dat de veiligheids- en duurzaamheidsprocessen van alle terminals en projecten volledig transparant zijn voor het hoofdkantoor in Rotterdam en alle lokale managementteams. “Wij straffen fouten niet af, maar zien ze als leermoment,” legt René uit. “Door open naar elkaar te zijn over incidenten en missers in de procedures, kunnen we van elkaar leren en voorkomen we dat een ander in dezelfde valkuil stapt.”

Leren van elkaar

VTTI leert ook van Icologiq. “Ik vind de Lean Startup methode van Icologiq heel interessant,” zegt René. “Zij ontwikkelen de software via Scrum. Dat betekent dat ze nieuwe functionaliteit eerst marginaal ontwikkelen tot een zogenaamd minimal viable product (MVP), waarbij ze wel meteen een werkend systeem opleveren. Na iedere scrum sprint – een periode van twee weken waarin aan nieuwe functionaliteit wordt gewerkt – komt het hele team samen en presenteren ze aan elkaar de onderdelen waar zij aan hebben gewerkt. Ze houden daarbij steeds een vinger aan de pols bij hun klanten: werkt de software zoals we die hebben gemaakt ook in de praktijk? Wat kan er beter en wat moet er anders? Door de nauwe interactie tussen softwareontwikkelaars en hun klanten, zorgt het bedrijf dat de software op ieder moment goed aansluit op de praktijk.”

René en zijn collega hebben bij Icologiq in Enschede een dag meegelopen om te ervaren hoe zo’n lean ontwikkelproces in de praktijk werkt. “Ik ben directeur van
ITank, de ICT-dienstverlener van VTTI. Ik zie in de werkwijze van Icologiq onderdelen die ook heel goed passen in de manier waarop wij software ontwikkelen. Wij zijn ook een pragmatische club die in nauwe interactie met de business applicaties ontwikkelt. We hebben door ons bezoek aan Icologiq ervaren dat we onze werkwijzen nog beter kunnen structureren en dat we een werkende eerste versie van een applicatie al veel eerder aan de business kunnen presenteren. Wij wachten soms te lang voordat we onze interne klant laten zien wat we hebben gebouwd. Door middels kortere iteraties de voortgang te laten zien, sluit je nog nauwer aan bij hun behoeften en voorkom je dat je veel rework moet doen.”

Op de vraag hoe hij zijn relatie met Icologiq samen zou vatten in één woord, zegt hij zonder te twijfelen: “Gelijkwaardig. Zij begrijpen onze business, we kunnen op gelijkwaardig niveau met elkaar praten. Wij leren van hen en zij van ons. Het is geen klant-leverancier relatie, maar een echt partnership.”

Over VTTI

VTTI is een snel groeiende en ondernemende organisatie in op- en overslag van olieproducten. Wereldwijd bezit VTTI elf olieopslagterminals in vijf continenten met een gezamenlijke capaciteit van meer dan 9,5 miljoen m3.

Cookies

This site uses cookies, choose here which you'd like to accept.

Privacy policy | Close
Settings