HM.Clause

Hoe de overstap van een Afdelings- naar een Processtructuur een significante bijdrage levert aan de algehele prestaties van uw organisatie.

Het internationale groentezaadbedrijf HM.Clause heeft zich gewijd aan het op duurzame en innovatieve wijze ontwikkelen van groentezaden. Kwaliteit staat hierbij hoog in het vaandel. Om de hoogste kwaliteit te realiseren, heeft HM.Clause de overstap gemaakt van een bedrijfsstructuur op afdelingsniveau naar één bedrijfsstructuur op procesniveau. Hierbij maakt HM.Clause gebruik van Icologiq Elements, een all-in-one softwareplatform dat alle technische, functionele en operationele processen op het gebied van kwaliteit, compliance en operational excellence bundelt in één oplossing.

Erik Postma, Global Head of Quality Management bij HM.Clause, legt uit hoe het bedrijf is ingedeeld. “Toen we begonnen met kwaliteitsmanagement, hadden wij ons bedrijf ingericht volgens een klassieke afdelingsstructuur. Dat wil zeggen dat ons bedrijf was opgedeeld in vier operationele afdelingen en 7 support afdelingen. Al deze afdelingen werkten samen en zonder één van deze afdelingen zou het bedrijf niet kunnen functioneren.”

Het risico bij het werken op afdelingsniveau is dat men vanuit het top management weinig inzicht heeft in de processen, met name tussen de verschillende afdelingen. “Als de overdracht van bijvoorbeeld de veredelingsafdeling naar de productieafdeling niet goed geregeld is, krijg je al snel dat men dubbel werk verricht, waarbij beide afdelingen hun eigen procesinrichting hanteren,” legt Erik uit. “Dit neemt niet alleen veel tijd in beslag maar het gaat ook vaak ten koste van de kwaliteit.” ISO 9001 (2015) dat als standaard wordt gebruikt voor kwaliteitsmanagement binnen het bedrijf beschrijft de volgende procesbenadering:
Het begrijpen en managen van onderling samenhangende processen als een systeem, draagt bij tot de doeltreffendheid en doelmatigheid van de organisatie in het behalen van de door haar beoogde resultaten. Deze benadering stelt de organisatie in staat de onderlinge relaties en onderlinge afhankelijkheden tussen de processen van het systeem te beheersen, zodat de algehele prestaties van de organisatie verbeterd kunnen worden.

Het belang van een gestructureerde werkwijze
In de afgelopen jaren met de sterke groei van het personeelsbestand wereldwijd kwam men erachter dat de klassieke afdelingsstructuur niet optimaal was voor een bedrijf, omdat deze verdeling leidde tot toename van problemen op het gebied van productkwaliteit maar ook op de efficiëntie van het innovatieproces. “Een bedrijf dat volgens een afdelingsstructuur werkt, is eigenlijk opgedeeld in silo’s,” zegt Erik. “Omdat wij echter met processen werken, moesten we ons bedrijf structureren op procesniveau in plaats van op afdelingsniveau. Uit onderzoek is gebleken dat bedrijven die volgens deze nieuwe ISO-methodiek werken, maar liefst 5-10% aan operationele kosten kunnen besparen. Bovendien leidt het tot een verbetering van de reputatie: een bedrijf dat minder foute producten aflevert, krijgt minder klachten. Dit leidt weer tot minder kosten en meer tevreden klanten, waardoor het marktaandeel stijgt.”


De voordelen van een processtructuur
Om dit hele proces te optimaliseren en zo harmonisatie tussen afdelingen te realiseren, is een duidelijkere verdeling van rollen en functies noodzakelijk. Dit begint met het uniform definiëren van de verschillende functies en bevoegdheden bij een proces. “Het probleem is dat functies in verschillende landen niet alleen verschillende titels hebben, maar dat er soms ook verschillende taken bij horen. Zo ontstaat onduidelijkheid over wie voor welke taak verantwoordelijk is. Daarbij komt dat de wereld om ons heen snel verandert en functies veranderen mee. Ons doel was om dit hele systeem te standaardiseren zodat we bijvoorbeeld ook automatisch functiebeschrijvingen kunnen creëren gebaseerd op de beschreven processen en procedures in het bedrijf. Dit kan de klassieke manier van functiebeschrijving waarbij er een constante interactie tussen personeelszaken en managers nodig is, vervangen. Door functiebeschrijvingen te automatiseren, kun je als manager in één oogopslag zien wie waarvoor verantwoordelijk is. Bij discussies tussen afdelingen over wie een bepaalde taak moet uitvoeren, verwijs je simpelweg naar de door het management gevalideerde kwaliteitsstructuur in het ICOLOGIQ Elements platform die vertaald wordt naar een functiebeschrijving. Dit scheelt veel discussies.”

 

Om de overstap naar een processtructuur soepel te laten verlopen, maakt HM.Clause gebruikt van het all-in-one softwareplatform Icologiq Elements. Elements heeft als doel bedrijven te helpen een procesgerichte werkwijze te faciliteren.

Standaardisatie
Een ander voordeel zit ‘m in het overzicht dat het kwaliteitsmanagementsysteem biedt, door het standaardiseren van bedrijfsprocessen. Dit komt goed van pas voor een bedrijf dat ernaar streeft handelingen soepel uit te voeren en fouten te voorkomen. “Vroeger gebeurde het vaak dat bijvoorbeeld de veredelingsafdeling een stukje werk van de productieafdeling overnam wanneer dit beter uitkwam. Dat is op zich flexibel, echter het gevolg is dat het niet meer duidelijk was waar de verantwoordelijkheid van de één overgaat in die van de ander en dat  iedereen naar elkaar wijst wanneer iets fout gaat,” legt Erik uit. Door taken en bevoegdheden te scheiden en een formele overdracht van uitgevoerde taken te realiseren kan de productkwaliteit continue worden gemonitoord. Het stukje extra duidelijkheid zorgt er bovendien voor dat fouten in de eerste plaats voorkomen worden door de overdrachtspunten als Critical Control Points (CCP) te bestempelen en te meten. Fouten worden hierdoor snel gesignaleerd en gecorrigeerd.

Door the CCP’s te gebruiken als Key Performance Indicators (KPI’s) binnen het bedrijf kun je ook laten zien hoe efficiënt een afdeling te werk gaat binnen het bedrijfsproces waarin ze opereren. Het proces kan zo als geheel geoptimaliseerd worden en niet de werkzaamheden binnen een individuele afdeling.  Het is belangrijk om voor elk proces een eindverantwoordelijke manager aan te wijzen. Deze manager is meestal ook manager van een afdeling maar is aangewezen om het bedrijfsproces waarbij verschillende afdelingen interacteren te optimaliseren.

Over HM.Clause

HM.Clause is gespecialiseerd in de veredeling, productie en verkoop van groentezaden. Het bedrijf werkt samen met haar klanten om succesvolle oplossingen te bieden voor de agrarische uitdagingen van vandaag en om zaden van de hoogste kwaliteit voor de toekomst te produceren. Het wereldwijde team van experts en ultramoderne onderzoeksfaciliteiten stelt HM.Clause in staat om zij aan zij te werken met telers en zo de meest regionaal relevante en betrouwbare groentezaden te leveren.

HM.Clause is een business unit van Limagrain, een internationale coöperatieve landbouwgroep gespecialiseerd in veldzaden, groentezaden en graanproducten. Met een team van 2.800 professionals in meer dan 20 landen, is het bedrijf toegewijd aan de duurzame oplossingen voor het land, succesvolle producten voor haar klanten en intensief onderzoek en innovaties voor de toekomst.

Icologiq Enterprise Software

Als u naar aanleiding van dit artikel meer wilt weten over Icologiq Elements, dan verzorgen we graag een demonstratie van de software en hoe wij de digitale transitie kunnen begeleiden. 

Cookies

This site uses cookies, choose here which you'd like to accept.

Privacy policy | Close
Settings